5 Consigli per creare presentazioni PowerPoint efficaci!

Il tema è delicato in quanto ogni consiglio è per sua natura soggettivo, speriamo comunque di riuscire a offrire qualche spunto interessante, utile a creare presentazioni accattivanti e coinvolgenti che aggiungano valore alla vostra esposizione. I consigli che seguono sono validi a prescindere dal software utilizzato, siano essi: PowerPoint di Microsoft, Impress di Open Office, Keynote di Apple, Presentazioni di Google, ecc..

Una presentazione PowerPoint aiuta a supportare la comunicazione di concetti anche molto complessi, la possibilità di aggiungere elementi multimediali (audio, video ed animazioni) può favorire un maggiore coinvolgimento dell’audience. Una presentazione realizzata senza nessun criterio rischia diventare addirittura controproducente, annoiando o confondendo chi vi sta ascoltando. Tutti gli spunti che forniremo sono il frutto di diversi anni di esperienza professionale e di una razionalizzazione di raccomandazioni generali che molti esperti di comunicazione condividono.

Una presentazione può essere fatta in contesti molto diversi tra loro: molto probabilmente alcune delle indicazioni che seguono non sono adatte a presentazioni didattiche per scuole superiori o università, mentre possono essere fondamentali per raccontare un progetto ad un convegno o fare un report ai soci della vostra associazione. Considerate sempre il contesto in cui siete e chi è il vostro pubblico per dosare al meglio i 5 consigli per creare presentazioni PowerPoint efficaci!

1) Organizza il tuo discorso

Prima di iniziare a lavorare sul software cerca di progettare il tuo discorso, magari partendo proprio dai tradizionali carta e penna.

• Poniti delle semplici domande: a cosa serve la presentazione? Qual é l’obiettivo? A chi si rivolge? Quali concetti vuole trasmettere? Cosa voglio che i miei ascoltatori ricordino?
• Razionalizza: 1 slide, 1 concetto, sempre che l’argomento lo consenta.
• Scegli opportunamente i titoli ed eventuali sottotitoli di ogni slide.
• Focalizzati sull’obiettivo del contenuto che vuoi trasmettere, sfrutta immagini, grafici o infografiche per riassumere concetti in un colpo d’occhio.
• Considera il tempo che avrai a disposizione per l’esposizione, solitamente una slide porta via 1 o 2 minuti in base all’esperienza di chi presenta, con 15 slide difficilmente riuscirai a stare dentro i 15 minuti di esposizione!
• “Keep it simple!”. Prediligi la semplicità! Il tuo ascoltatore non può immagazzinare troppe informazioni da una sola slide!

2)  Il Testo

Una delle indicazioni più elementari è quella di limitare la quantità di testo contenuta nelle singole slide. Molto spesso capita di vedere presentazioni letteralmente “strabordanti di testo”, con talmente tanto contenuto testuale in una sola slide da  leggerlo a fatica. Questo tipo di presentazione, talvolta, viene illustrata da un relatore che tende a leggere pedissequamente tutto il testo riportato in una singola slide ( brutta abitudine!). La presentazione è di supporto al vostro discorso, i protagonisti siete voi, se c’è troppo testo costringete lo spettatore a distrarsi dal vostro discorso perché tenderà a leggere quanto avete scritto.

La presentazione non è un documento di testo (per quello c’è Word, ecc.), PowerPoint e gli altri sopracitati software non servono a scrivere testi! Pensate alla presentazione come ad un volantino o una brochure!

Anche il font e l’interlinea sono molto importanti, se usati opportunamente favoriscono la leggibilità dei testi anche a persone con difficoltà visive o di lettura. E’ consigliabile usare font senza “grazie” (Sans Serif), di una dimensione ben leggibile (18, 24 punti) e con una spaziatura tra righe (interlinea) di circa 1,5 volte la dimensione del font.

Utilizza gli elenchi puntati se necessari, senza abusarne perché appiattiscono il contenuto e potrebbero distrarre il tuo spettatore (massimo 5 o 6 punti, se possibile).

Dovendo semplificare e ridurre al minimo il testo, potreste eventualmente ricorrere a parole chiave da evidenziare con un grassetto per dare maggiore risalto agli aspetti che ritenete importanti. Si possono utilizzare il grassetto per evidenziare parole chiave, il corsivo per riportare una citazione, l’importante è non applicare mai due stili ad uno stesso testo (es. grassetto e corsivo contemporaneamente).

3)  Immagini, Video, Suoni, Colori ed Effetti

Le immagini sono molto importanti perché sono molto più d’impatto dei testi, sono più “emozionanti” ed eleganti ma vanno usate con criterio.

L’uso di immagini non vuol dire utilizzare solo “fotografie” ma anche grafici, mappe concettuali, linee temporali, infografiche, ovvero tutto quello che visivamente può facilitare una rapida comprensione di un concetto. Le immagini ed i grafici vanno disposti in modo armonico rispetto ai blocchi di testo ed ai margini della slide. Ad esempio, scrivere dei numeri potrebbe non essere sufficientemente di impatto, meglio comunicarli attraverso semplici grafici.

Puoi utilizzare immagini ed icone per rafforzare i concetti tramite metafore, ad esempio: una piccola piantina può essere associata ad un concetto di “crescita”.

Non fare collage di immagini perché renderesti illeggibile la slide, al massimo una o due per diapositiva. Le slide con una sola immagine a schermo pieno ed una breve frase sono molto d’effetto, ovviamente se consone al contesto di presentazione e all’argomento trattato. Ad esempio: una impostazione del genere potrebbe non essere adatta per una presentazione di contenuti tecnici o didattici.

Se scrivi del testo sopra ad un’immagine, ricordati sempre del problema del contrasto, potrebbe essere utile dare uno sfondo al testo.

Non utilizzare colori con poco contrasto che peggiorerebbero la leggibilità. Fai attenzione al contrasto tra lo sfondo ed il testo e limita il numero di colori utilizzati, non usare sfondi sfumati. Per avere uno stile armonico è buona norma non utilizzare più di 4 o 5 colori diversi per testo, sfondo ed elementi grafici dell’intera presentazione.

Gli effetti (transizioni e animazioni) non sono il male assoluto, ma possono rovinare la resa della vostra presentazione. Il consiglio è di non utilizzarli, eventualmente valutate effetti di transizione tra una slide e l’altra come lo scorrimento o la dissolvenza. Usate le animazioni all’interno di una slide solo se veramente indispensabili a migliorare la comprensione di un concetto senza inficiare la leggibilità, evitate transizioni pacchiane, elementi intermittenti o roteanti, scritte in Word Art che rimbalzano o qualsiasi altra stravaganza.

Bisogna prestare attenzione all’inserimento di video, soprattutto se si è poco esperti. E’ bene assicurarsi che il video venga incluso all’interno della presentazione anziché essere semplicemente collegato ad un file presente nel vostro computer perché vi potreste ritrovare ad eseguire la presentazione in un altro computer e scoprire che questo non può essere riprodotto. Se il video inserito deve anche essere ascoltato, assicuratevi di avere a disposizione una uscita audio adeguata affinché il vostro pubblico possa ascoltare senza difficoltà. La lunghezza ed il volume del video inserito vanno ben calibrati, bisogna evitare che lo spettatore di distragga o perda interesse. Infine bisogna valutare come questo debba essere riprodotto (automaticamente o al clic sul video). L’utilizzo di video all’interno delle presentazioni rappresentano un elemento molto delicato, se usati male possono rovinare la vostra presentazione, valutate bene se il loro inserimento aggiunga realmente valore alla vostra esposizione.

L’utilizzo di suoni collegati a transizioni o animazioni (“bip”, “bong”, ecc.) non è consigliabile.

Le immagini ed i video possono appesantire molto il file rendendolo impossibile da inviare via email o difficilmente utilizzabile in computer poco performanti. Valuta bene quali elementi utilizzare ed il loro impatto sul “peso” del file in termini di megabyte.

4) I Template

I template sono utili ai neofiti per avere slide con una grafica precostruita e testi già organizzati. Sarebbe preferibile evitare di usare i template standard forniti dal software in uso, soprattutto quelli più “vistosi” perché potrebbero trasmettere una mancanza di “professionalità”. I temi predefiniti di ogni software sono stati già ampiamente utilizzati, sono già conosciuti e possono provocare un effetto di “già visto”.

Se non hai troppa dimestichezza puoi partire comunque da un tema predefinito ma dovrai personalizzalo ed eventualmente semplificarlo. Se sei un utente un po’ più esperto puoi provare a creare il tuo template, oppure puoi partire da pagine bianche ed organizzare ogni slide singolarmente al fine di ottimizzarla per il concetto da esprimere. Per creare i tuoi template potrebbe essere interessante conoscere la piattaforma online Canva.

Crea sempre una slide iniziale di copertina con il titolo della presentazione, eventualmente puoi aggiungere il tuo nome, il ruolo che ricopri, la data, il titolo dell’evento a cui partecipi. Anche in questo caso, se non è necessario, evita di inserire informazioni superflue e dai sempre la priorità alla semplicità.

E’ opportuno l’utilizzo anche di una slide di chiusura, utilissima per lasciare il vostro pubblico con una frase ad effetto, i vostri contatti o dei riferimenti (fonti, sito web, ecc.). Molto spesso la slide conclusiva contiene un “grazie” o un “grazie per l’attenzione”, ci sono pareri discordanti sull’opportunità o meno di inserire i ringraziamenti finali, il nostro consiglio è di evitarli.

5) Varie ed eventuali

Di seguito alcuni semplici consigli in ordine sparso, valutate sempre se la loro applicazione sia opportuna o meno in base al tema trattato ed al pubblico a cui ci si rivolge.

• Indice degli argomenti. Può essere utile per definire i confini del discorso e informare il pubblico su quali punti si svilupperà la presentazione. L’indice può essere utile in molti tipi di presentazione, non lo è affatto in un “elevator pitch“, ad esempio.
• Le note. Tutti i software per presentazioni offrono la possibilità di scrivere un testo accompagnato ad ogni singola slide, sarà visibile solo da te in fase di progettazione. Puoi usare questa possibilità per aiutarti nell’organizzare il discorso rendendolo sincrono con le slide che mostrerai. Nel caso si voglia distribuire la presentazione come documentazione, queste possono tornare utili per fornire una versione della presentazione con le note leggibili accanto ad ogni singola slide, è una modalità molto utilizzata per condividere con gli studenti i contenuti di una lezione.
• Formato del file. Ogni software ha il suo formato standard, sicuramente PowerPoint è il software più diffuso, e anche se tutti i suoi concorrenti permettono di esportare nel formato pptx, a volte le conversioni non sono perfette e potreste ritrovarvi con elementi della presentazione alterati. A prescindere dal software in uso, è sempre buona norma produrre anche una versione della presentazione esportata in formato PDF. Molto spesso ci si trova nella situazione in cui non si può utilizzare il proprio computer per fare la presentazione, esponendosi così al rischio che il proprio file non sia pienamente compatibile con il software di presentazione installato nel computer a disposizione dei relatori. In questi casi avere con se una versione in PDF può salvare la vostra presentazione. E’ molto importante ricordare che I file PDF non possono contenere animazioni, video e altri elementi multimediali. I file PDF possono essere visualizzati a schermo intero ed essere navigati da tastiera come un qualsiasi file di presentazione.
• Occhio alle dimensioni. tutti gli elementi della presentazione devono poter essere ben visibili anche a distanza, se utilizzi testi e immagini troppo piccoli potrebbero essere poco leggibili da chi è più lontano dallo schermo di proiezione.